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Wer für die Datenbank nicht publizierte Beobachtungsdaten zur Verfügung stellen möchte, hat dazu mehrere Möglichkeiten.

Einzelne Fundmeldungen von Pilzarten können auf dieser Homepage per Online-Fundmeldung eingegeben und direkt übermittelt werden. Nur vollständige und glaubwürdige Fundmeldungen werden berücksichtigt. Die online gemeldeten Funddaten werden zum Ende des Jahres in die Datenbank integriert und sind dann auch in der Online-Datenbank abrufbar.

Formlose Fundnotizen, besonders Einzelmeldungen, erfordern einen hohen Bearbeitungsaufwand. Aktuelle Beobachtungsdaten sollen daher am besten in digitaler Form gemeldet werden (siehe unten). Falls diese Möglichkeit der Datenabgabe nicht besteht, wird darum ersucht, neue Beobachtungsdaten in standardisierte Formblätter einzutragen (siehe Dokumente). Bereits existierende handschriftliche oder maschinschriftliche Fundlisten können nach Absprache in der bestehenden Form geliefert und von der ÖMG digitalisiert werden.

Für die digitale Fundmeldung wird eine Dateivorlage in Form einer MS-Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt (siehe Dokumente). Die Tabelle ist so strukturiert, dass der Aufwand für den Import der Daten in die Datenbank möglichst gering gehalten wird. Die Datenbringer werden gebeten, die angeschlossenen Erläuterungen zum Ausfüllen der Tabelle zu beachten.

Besonders interessierte und engagierte MitarbeiterInnen können für die digitale Erfassung, Verwaltung und Weitergabe ihrer Beobachtungsdaten von der ÖMG eine Lizenz des Datenbankprogramms "BioOffice" entlehnen (siehe Software).