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Die Verbreitungsdatenbank der Pilze Österreichs wird mit dem Programm "BioOffice" verwaltet.

Die ÖMG verfügt über ein begrenztes Kontingent an Programm-Lizenzen, die interessierten und eifrigen MitarbeiterInnen zur Eingabe ihrer Beobachtungsdaten leihweise überlassen werden. Mit einer Programm-Lizenz werden den MitarbeiterInnen auch sämtliche erforderlichen und nützlichen Tabellen, Auswahllisten, Nachschlagewerte und digitalen Karten überlassen, die der ÖMG selbst zur Verfügung stehen. 

Eine zweckmäßige und erfolgreiche Verwendung des Programms erfordert in der Anfangsphase die Bereitschaft zum Erlernen der Programmfunktionen. Grundlegende Kenntnisse der Computeranwendung (Betriebssystem MS-Windows, Datei-Explorer, MS-Office, MS-Access) sind von Vorteil. Die Dateneingabe muss nach genau festgelegten Richtlinien erfolgen.

Die Vergabe der Programm-Lizenzen richtet sich nach der Intensität, mit der die MitarbeiterInnen das Programm für die Verbreitungsdatenbank der Pilze Österreichs nutzen. Die Entlehnung ist in jedem Fall auf 12 Monate befristet und kann nach Ablauf der Leihfrist verlängert werden. Die Entlehnung ist derzeit kostenlos, hinkünftig ist an die Einhebung einer geringen Schutzgebühr gedacht.