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Zwischen den Datenbringern, die eine nennenswerte Anzahl von nicht publizierten Verbreitungsdaten liefern, und der ÖMG wird eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzungsrechte der Daten unterzeichnet. Die Vereinbarung enthält unter anderen die folgenden wichtigen Punkte (auszugsweise Wiedergabe; für das gesamte Dokument siehe Dokumente).

a) Der Datenbringer ist und bleibt über die von ihm gelieferten Daten verfügungsberechtigt; er ist und bleibt der Inhaber der Datenrechte. Der Datenbringer erklärt hiermit ausdrücklich, die von ihm gelieferten Daten nicht unrechtmäßig aus fremden Quellen entnommen zu haben. Damit verbunden ist in der Folge unter anderen das Recht, seine Daten zur eigenen Verwendung aus der Verbreitungsdatenbank abzurufen bzw. von der ÖMG als Ausdruck oder in digitaler Form zu erhalten. 

b) Die vom Datenbringer zur Verfügung gestellten Daten dürfen von der ÖMG in Publikationen verwendet werden, die von der ÖMG bzw. in deren Auftrag herausgegeben werden und die in kompilatorischer Form (Artenlisten, Verbreitungskarten und ähnliche Auswertungen) die Pilzflora von Österreich, von österreichischen Bundesländern bzw. von bestimmten Regionen oder Gebieten (z. B. Naturschutzgebieten) dokumentieren, einschließlich elektronischer Publikationen (Internet).

c) Die vom Datenbringer zur Verfügung gestellten Daten dürfen von der ÖMG an Naturschutz-Behörden weitergeleitet werden, von denen die Daten ausschließlich im internen Gebrauch zu dienstlichen Zwecken des behördlichen Naturschutzes (z. B. Stellungnahmen, Gutachten) verwendet werden können.

d) Vor einer beabsichtigten anderwärtigen Benützung oder vor einer beabsichtigten Weitergabe der Daten an Dritte, die sich für diese Daten interessieren, ist der Datenbringer eingehend zu informieren. Der Datenbringer kann aufgrund dieser Information die Zustimmung verweigern.

e) Für die ÖMG entsteht keine Verpflichtung, die von einem Datenbringer gelieferten Daten in Publikationen oder bei der Weitergabe an Naturschutz-Behörden zu berücksichtigen. Dies gilt insbesondere für Daten, die nicht ausreichend wissenschaftlich (taxonomisch) dokumentiert sind oder die nicht plausibel erscheinen.