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Beobachtungsdaten, die für die Datenbank zur Verfügung gestellt werden, sollen folgende Inhalte umfassen: 

• Datenbringer (Familienname und Vorname, Erreichbarkeit)
• Taxon (nach einer vorgegebenen Referenzliste)
• Bestimmungssicherheit (sicher/cf./aff./fragwürdig/unsicher)
• Beleg vorhanden? (wenn ja: Herbarbezeichnung und Belegnummer)
• Sammel-/Beobachtungs-Datum (falls kein Tagesdatum bekannt ist, Kalenderwoche/Monat/Jahr angeben)
• Sammler/Beobachter (Familienname und Vorname)
• Fundort-Gemeinde (innerhalb der der Fundort liegt)
• Fundort-Bezeichnung (Fundortnamen nur nach der ÖK 50.000)

• Geografische Koordinaten des Fundorts (Grad-Minuten-Sekunden, Dezimalgrad) oder projizierte Koordinaten (BMN-28/31/34, UTM-32N/-33N).
• Falls Koordinaten unbekannt: Grundfeld/Messtischblatt (MTB) mit Quadrant, in dem der Fundort liegt.

Grundsätzlich sollen neuere Fundmeldungen so exakt wie möglich, also mit ortsgenauen Koordinaten, mitgeteilt werden. Falls keine punktscharfen Koordinaten vorliegen, ist alternativ die Angabe der MTB-Quadranten möglich.

• Methoden und Grundlagen der Bestimmung (Literatur)
• Bestimmer (Familienname und Vorname)
• Dokumentation (Nummern von Feldprotokollen/Beschreibungsbögen/Fotos/Dias/ Präparaten/...)
• Ökologische Daten (Substrate/Lebensräume/Vegetation/Boden/Klima/ Witterung/...)
• Fundort-Beschreibung (exakte Beschreibung der Lage des Fundorts) 
• Fundort-Höhe (Meereshöhe +- 20 m)

Systematische Zuordnung der Pilzarten (Familie/Klasse/...); ökologische Angaben zu den Pilzarten, die nicht auf eigenen Beobachtungen, sondern auf Literaturangaben beruhen, etwa die Ernährungsweise (Mykorrhiza/Saprobie/Parasitismus).